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Comment créer une expérience digitale pour vos évènements ?

/images/blog/how-to-create-a-smart-event-copie.jpg Juin 2021

4 min

Salon professionnel

Le marché évènementiel représente un PIB global d’environ 600 milliards de dollars. Ce secteur d’activité colossal regroupe une large gamme d’événements : concerts, festivals, championnats, salons… Ceux-ci peuvent se tenir dans des lieux extrêmement variés : centres de congrès, parcs des expositions, stades, campus universitaires, parcs, ou encore quartiers urbains. Il en résulte une grande diversité d’événements, qui partagent pourtant plusieurs points communs : éphémères, ils ne durent que quelques heures ou quelques jours, et les participants y assistent pour se divertir ou s’informer et élargir leur réseau. L’événementiel a connu une croissance exponentielle ces dernières années mais peine encore à offrir une expérience digitale satisfaisante. Les participants, qu’ils soient visiteurs, exposants ou fournisseurs, se plaignent régulièrement que les outils digitaux à leur disposition ne leur permettent pas de profiter pleinement de leur événement. Ces déceptions dévalorisent l’image du secteur de l’événementiel et entraînent des pertes de revenus et des opportunités gâchées pour tous les acteurs du secteur.

Cet article présente une synthèse des étapes que les responsables de site évènementiel ou les organisateurs de congrès peuvent appliquer pour organiser un événement de qualité. De la préparation de l’événement jusqu’au bilan post-événement, il existe de nombreuses démarches et mécanismes que les organisateurs doivent utiliser pour aider les sponsors, les exposants et les participants à tirer le meilleur parti de leur expérience.

Avant l’événement

Bien avant le début de l’événement, il est indispensable de disposer d’outils digitaux efficaces. Un site web dédié est bien sûr nécessaire, mais cela ne suffit pas. Avant l’événement, il est surtout utilisé à des fins commerciales. Les organisateurs s’en servent pour trouver des sponsors et louer leurs stands, que ce soit à des exposants ou à des fournisseurs, comme des traiteurs. Ceux-ci ont besoin de nombreuses données pour sélectionner leur stand : un plan extérieur et intérieur détaillé indiquant notamment les règles de circulation, les contraintes d’aménagement des stands, les mesures de sécurité et bien sûr les données des éditions précédentes comme par exemple les chiffres de fréquentation. Plusieurs semaines avant l’événement, il est d’usage de publier une application mobile dédiée pour proposer des services variés aux visiteurs et aux exposants. Parmi les fonctionnalités les plus plébiscitées, on retrouve la liste complète des conférences et des numéros de stands, la planification de rencontres avec les exposants et la possibilité de préparer sa visite grâce à une carte interactive. Enfin, il est essentiel de proposer aux participants une fonctionnalité de prise de contact et de messagerie pour faciliter les mises en relation qui est la promesse principale d’un salon professionnel. 

Pendant l’événement

En tant qu’organisateur, l’application mobile est le support idéal pour proposer des services complémentaires variés pendant un événement : e-tickets, messagerie instantanée pour communiquer avec d’autres participants ou avec les exposants, carte complète des lieux et des rues adjacentes, système de recherche de stands, de restaurants ou encore de personnes… Les exposants peuvent l’utiliser pour scanner les badges des participants et enregistrer des informations sur leurs projets. Elle facilite également l’envoi de notifications à tous les participants, que ce soit des rappels pour les conférences ou des offres spéciales temporaires. Une fois l’application mobile créée, il convient de réfléchir à la signalisation et à la localisation des points d’information. Des bornes digitales peuvent notamment être déployées à des endroits de passage stratégiques pour fournir des informations ou des itinéraires et diffuser des offres spéciales. Elles proposent généralement des services interactifs comme une carte digitale de l’événement et une solution de recherche de stands. Associées à une application mobile, elles permettent de réduire considérablement les impressions de documents comme les plans papiers ou les listes d’exposants, pour des événements plus écoresponsables.

Après l’événement

Une fois que votre événement se termine, il est indispensable d’offrir des outils pour aider les participants et exposants à récupérer des données sur les personnes qu’ils ont rencontrées. Cette fonctionnalité est essentielle car la valeur d’un événement repose principalement sur son suivi. Pour les évènements B2B, la meilleure solution est d’offrir des moyens standardisés d’extraire des données que participants et exposants pourront importer dans leur CRM.

Les points clés à retenir

  • Il est indispensable de fournir une bonne application mobile.
  • Les bornes interactives complètent parfaitement les applications mobiles.
  • Les cartes d’intérieur permettent de libérer tout le potentiel des événements.
  • Les plans digitaux permettent de limiter les impressions de documents.
Photo de Médéric MOREL

AUTEUR

Médéric MOREL, CEO & Co-fondateur

Médéric a 25 ans d’expérience dans le domaine des technologies de l’information. Il a écrit cinq livres sur les performances informatiques, l’architecture informatique et le management. Il intervient également régulièrement dans de nombreuses conférences internationales. Médéric est un expert reconnu dans le domaine des services numériques pour les bâtiments intelligents.